Suits and Sundays – Overzicht en snelheid in e-mailafhandeling met Front

De uitdaging

Bij Suits and Sundays werkten steeds meer medewerkers samen in één algemeen e-mailadres. Doordat meerdere mensen tegelijk e-mails behandelden, raakte het overzicht snel kwijt. Het was onduidelijk wie waar mee bezig was, e-mails bleven liggen en belangrijke berichten konden gemakkelijk worden gemist.

Het doel

Het doel was om meer structuur en overzicht te creëren in de e-mailafhandeling. Meerdere medewerkers moesten efficiënt vanuit hetzelfde e-mailadres kunnen werken, zonder overlap of verwarring, en met duidelijk inzicht in wie welke e-mail oppakt.

De oplossing

De oplossing was de implementatie van Front, shared inbox software waarmee meerdere gebruikers overzichtelijk vanuit één e-mailadres kunnen werken.

Door slimme regels in te stellen en een duidelijke mappenstructuur aan te maken met achterliggende automatiseringen, ontstond er direct meer orde in de inbox.

Daarnaast hebben we een maatwerk plugin ontwikkeld die op basis van het e-mailadres automatisch de bijbehorende gegevens uit het CRM-systeem toont in een zijbalk. Hierdoor hebben medewerkers tijdens het beantwoorden van e-mails direct toegang tot de juiste informatie.

Met de geïntegreerde AI-functionaliteit kan bovendien met één klik een conceptmail worden gegenereerd, wat de afhandeling verder versnelt.

De aanpak

We zijn gestart met het analyseren van de huidige e-mailstromen en werkwijze. Op basis daarvan is Front ingericht met duidelijke regels, mappen en verantwoordelijkheden.

Vervolgens is de maatwerk plugin ontwikkeld en gekoppeld aan het CRM-systeem. Tot slot is de AI-functionaliteit geconfigureerd en getest, zodat deze goed aansluit op de tone of voice van Suits and Sundays.

Het resultaat

• Veel meer structuur en overzicht in de inbox

• E-mails blijven niet meer onnodig liggen

• Snellere en efficiëntere e-mailafhandeling

• Betere samenwerking tussen medewerkers