Grachtenvaarders – Automatische dienstenplanning via API-koppeling

De uitdaging

Grachtenvaarders organiseert jaarlijks honderden vaartochten. Voorheen werden alle bijbehorende diensten handmatig aangemaakt in het planningssysteem. Dit was tijdrovend en foutgevoelig, zeker doordat wijzigingen in boekingen regelmatig voorkwamen en opnieuw handmatig moesten worden doorgevoerd.

Het doel

Het doel was om het planningsproces te automatiseren en foutloos te maken. Zodra een boeking definitief is, moet de juiste dienst automatisch worden aangemaakt in het planningssysteem, inclusief alle relevante informatie. Ook wijzigingen achteraf moesten direct worden gesynchroniseerd.

De oplossing

We hebben een API-koppeling ontwikkeld tussen het boekingssysteem Mice Operations en het planningssysteem Shiftbase. Zodra een boeking wordt geaccepteerd in Mice Operations, wordt automatisch een dienst aangemaakt in Shiftbase. Eventuele wijzigingen in de boeking worden realtime doorgevoerd in de planning.

De aanpak

Als eerste stap hebben we de volledige workflow in kaart gebracht. Daarbij zijn alle variabelen en gebeurtenissen meegenomen die invloed hebben op de planning, zoals wijzigingen, annuleringen en verschillende type tochten.

Na akkoord op deze uitwerking is de koppeling gebouwd. Vervolgens hebben we de oplossing samen met Grachtenvaarders uitvoerig getest om zeker te zijn dat alle scenario’s correct werden afgehandeld.

Het resultaat

• Ongeveer 30 uur per week bespaard op planning

• Aanzienlijk minder fouten in de dienstenplanning

• Geen handmatig overzetten van boekingen meer

• Meer rust, overzicht en schaalbaarheid in de operatie